Les factures impayées, comme les factures payées en retard, représentent une véritable problématique pour toute entreprise. En effet, pour une raison ou une autre, certains clients n’honorent pas leurs dettes. Cette situation met à mal l’entreprise qui rencontrera des difficultés de trésorerie et peut même faire faillite.
Pour éviter des tensions entre l’entreprise et ses clients, la relance client se présente comme une excellente solution pour un recouvrement amiable. Toutefois, il est important de savoir comment l’on veut procéder.
La relance client consiste à envoyer une lettre au client pour lui rappeler qu’il doit de l’argent à l’entreprise. Voici comment procéder pour faire une bonne relance client.
Définir un délai entre chaque relance
Sommaire
Selon la pression que vous souhaitez mettre, vous pouvez définir une date de rappel quand vous facturez un client. Cela vous permet d’assurer le suivi de votre facture. La date de rappel correspondra à la date d’échéance du paiement de la facture.
Ainsi, votre logiciel de comptabilité vous enverra une notification à la date de rappel définie si le client n’a pas effectué le paiement. Si vous recherchez une solution efficace pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez vous rendre sur www.clearnox.com. Il s’agit d’une solution qui aide les entreprises à mieux suivre leurs factures impayées.
Concernant le délai qui va séparer chaque relance, vous êtes libre de le définir selon votre bon vouloir. Mais la relance commence après la date d’échéance du paiement de la facture. En France, la loi prévoit que le délai de règlement est de 30 jours à partir de l’émission de la facture.
Vous pouvez commencer par relancer une facture impayée dès que ce délai est dépassé. Après, c’est vous qui décidez de la fréquence à laquelle vous allez faire un rappel au client.
Définir la méthodologie de communication par laquelle se fera la relance client
Comme nous l’avons déjà évoqué, la relance client doit vous permettre de rentrer en possession de votre dû, mais aussi de maintenir de bonnes relations avec vos clients.
Dans votre message ou votre lettre de rappel, vous devez vous montrer ferme et diplomate à la fois. Pour le faire, plusieurs moyens de communication s’offrent à vous. Voici comment procéder :
La relance client par e-mail
Très souvent, les factures impayées sont dues à un oubli de la part du client. L’une des façons les plus courantes pour recevoir son paiement est d’envoyer une relance par e-mail à votre débiteur. Dans votre e-mail, vous lui rappellerez que la date d’échéance est dépassée.
Une bonne relance par e-mail a pour objet « relance de facture impayée ». Ensuite, il faut y préciser la date d’échéance et ajouter une copie de la facture originale.
La relance client par téléphone
Si vous ne recevez pas un retour du courriel après une semaine, appelez le client par téléphone pour effectuer une nouvelle relance de la facture impayée. Vous aurez certainement les raisons du retard en discutant de vive voix avec votre débiteur.
Essayez de rester courtois lors de l’appel, car la loi interdit les comportements insultants et menaçants. Si vous ne pensez pas être en mesure de vous contrôler face à un client, il vaut mieux confier cette tâche à un prestataire spécialisé dans cet exercice.
La relance client par courrier
Si les deux premières relances client n’ont pas abouti au règlement de la créance, pensez à rédiger un courrier que vous enverrez à votre débiteur. La lettre doit indiquer les informations suivantes : date et objet de la relance, numéro et date de la facture impayée, date d’échéance, copie de la facture. N’oubliez pas de demander un règlement dans les plus brefs délais.
Faire le suivi des factures en retard
Pour être sûr que votre procédure de relance client fonctionne et vite entrer en possession de votre argent, il faut que vous assuriez le suivi de vos factures en retard. Il y a donc des logiciels cloud qui vous aident à suivre en temps réel l’ouverture de vos e-mails par vos clients, la consultation de vos factures ainsi que l’avancée de vos encaissements.
Ces logiciels font un suivi des paiements en temps réel. Vous avez accès à l’historique des règlements émis et reçus. Avec ces outils en ligne, les relances sont automatisées. Sinon, les relances deviennent très rapidement une action quotidienne qui prend du temps et de l’énergie.
N’hésitez pas à faire confiance à Clearnox. Elle a la réputation d’être une solution en ligne qui permet aux entreprises d’optimiser le suivi, la relance et le paiement des factures de leurs clients.
